Contabilidad electrónica.
La contabilidad electrónica es el envío de archivos en formato xml de las transacciones registradas en medios electrónicos que realiza una empresa o una persona y envía a través del Buzón Tributario.
Ahora, la información contable se convierte en archivos con formato electrónico xml que se depositan en el Buzón Tributario del SAT.
Esta facilidad permite a los contribuyentes llevar puntualmente su contabilidad de manera sencilla, a través de las nuevas tecnologías.
La contabilidad electrónica consiste en:
- La preparación del Catálogo de cuentas.
- La entrega mensual de la Balanza de comprobación.
- En caso de requerirse, la entrega de información de pólizas y auxiliares.
¡Esto suena muy fácil! Pero mejor repasemos punto por punto...
El buzón tributario se trata del medio de comunicación entre el contribuyente y la secretaría, por medio de éste le harás llegar el catálogo de cuentas y balanza de comprobación.
El Catalogo de Cuentas es un instrumento básico en la contabilidad porque te apoya en reconocer las cuentas de todos los ingresos y egresos de tu contabilidad; se envía una sola vez cuando se inicia la situación fiscal.
Actualmente conforme al Impuesto Sobre la Renta (ISR) en los anexos de las reglas del SAT, se consideran 75 cuentas y varias subcuentas. Visita esta calculadora de ISR para conocer el pago.
Si el contribuyente o empresa actualmente lleva un catálogo con un mayor número de cuentas sólo estará obligado a incluir las que precisan las reglas.
En cambio si no lleva alguna de las cuentas que precisa el catálogo, tales como:
- Terrenos (CA19)
- Equipo de transporte (CA22)
- Cuotas y Suscripciones (CA65.18)
- Donativos (65.21)
También algunas subcuentas, como:
Entonces no utilizará el CA respectivo en el catálogo de cuentas que envíe a través de su buzón, así es que únicamente cuando el contribuyente modifique su catálogo de cuentas para incorporar o eliminar cuentas o subcuentas, deberá enviar nuevamente al SAT el catálogo con las modificaciones relativas.
La balanza de comprobación es un archivo que debe realizarse mensualmente, incluyendo los saldos iniciales, los movimientos del periodo y los saldos finales de todas las cuentas que contenga tu catálogo. Los contribuyentes deben estar enviando mensualmente la balanza del mes anterior, para hacerlo de forma más eficiente puedes utilizar herramientas digitales para la contabilidad de su empresa.
Estas sólo se enviarán vía Buzón Tributario a requerimiento expreso del SAT, pero sólo cuando exista una auditoría contable para vigilar la situación fiscal del contribuyente y determinar una evasión o no.
Tratándose de todos los trámites relativos a devoluciones y compensaciones, el SAT podrá requerir de manera electrónica las pólizas de las operaciones que tengan relación con éstas, pero esto será obligatorio para aquellos trámites que se presenten a partir de 2015, por eso es muy importante que, aunque no están solicitadas para su envío en ciertas fechas deben estar ordenadas.
Los registros contables deben cumplir con los siguientes requisitos para ser válidos ante el SAT:
- Ser analíticos y registrarse en el mes en que se realicen las operaciones o a más tardar dentro de los 5 días siguientes a la realización de la operación.
- Integrarse en el Libro Diario, señalando Nombre de la Cuenta, Saldo Inicial, Cargos, Abonos y Saldo Final del periodo.
- Se podrá llevar un Libro Diario y Mayor por establecimiento, pero en todos los casos deberán existir Libros Diario y Mayor generales donde se concentren todas las operaciones del contribuyente.
- Permitir la identificación de cada operación, acto o actividad, relacionándolos con los folios digitales asignados a los CDFI o con la documentación comprobatoria, identificando la forma de pago, las distintas contribuciones, tasas o cuotas.
Además, que también debes considerar que a partir de 2015 la balanza de comprobación se entregará de acuerdo a lo siguiente:
Personas morales:
- A más tardar el tercer día hábil del mes siguiente.
- En caso del cierre del ejercicio, a más tardar en mayo del ejercicio siguiente.
- A más tardar el quinto día del mes siguiente.
- En caso de cierre de ejercicio, a más tardar en abril del ejercicio siguiente.
- El RFC (Personas Morales 12 posiciones y Personas Físicas 13 posiciones)
- Año (Lapso al que corresponde la información)
- Mes (Periodo al que corresponde la información)
- Identificador (CT= Catálogo de Cuentas, PL= Pólizas, BN=Balanza de comprobación normal, BC= Balanza de comprobación complementaria)
- Conversión a XML (.xml)
- Compresión (zip)
Por ultimo te enlistamos los Requisitos clave que deberán contener tus archivos de registro contable:
Evita generar multas o recargos, sin duda esta nueva modalidad hace más fácil la manera de registrar y controlar tus operaciones, solo basta con familiarizarte con los procedimientos y seguir cumpliendo con tus obligaciones fiscales.
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